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Auskunftsrecht (Art. 15)

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1. Was ist das Auskunftsrecht?

Die betroffene Person hat das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten von dem Verantwortlichen verarbeitet werden.

2. Informationen, die bereitgestellt werden müssen

Ist dies der Fall müssen die folgenden Informationen zur Verfügung gestellt werden:
  • die Verarbeitungszwecke;
  • die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden;
  • die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen;
  • falls möglich die geplante Dauer, für die diepersonenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;
  • das Bestehen der Rechte auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten;
  • das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
  • alle verfügbaren Informationen über die Herkunftder Daten (wenn die personenbezogenen Daten nicht beider betroffenen Person erhoben werden);
  • das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling.

Prüfung der Identität der betroffenen Person:

Die Identität der antragstellenden Person muss in geeigneter Weise überprüft werden, bevor die Anfrage bearbeitet wird. Wenn der Nachweis nicht in angemessener Weise erbracht wird, muss die betroffene Person benachrichtigt und zusätzliche Informationen zur Bestätigung der Identität angefordert werden.

3. Frist

Die Auskunftsanfrage muss innerhalb von vier Wochen beantwortet werden. Eine Verlängerung von bis zu drei Monaten ist möglich, wenn der Verantwortliche ein hohes Anfrageaufkommen hat und daher die Bearbeitung nicht innerhalb der Frist erledigen kann. Der Antragssteller muss darüber informiert werden.
Auch bei Negativauskunft muss den Antrag beantwortet werden.

Beispiel:

Sehr geehrte(r) Frau / Herr …,

wir haben keine personenbezogenen Daten zu Ihrer Person gespeichert. Davon ausgenommen sind diejenigen Daten, die Sie uns selber in Ihrer Bitte um Auskunft mitgeteilt haben.

Unsere Hinweise zum Datenschutz finden Sie … (z.B. nachfolgend, auf der Rückseite, in angehängter Datei oder auf der Internetseite).

Mit herzlichen Grüßen,

4. Wie kann der Auskunftsprozess aussehen

Der Verantwortliche kann in einem zweistufigen Prozess Auskunft über die Daten geben, die über die betroffenen Personen verarbeitet werden.

Primärauskunft: Im Rahmen der Primärauskunft werden der anfragenden Person alle wesentlichen Daten, die im Rahmen der Beziehung entstanden sind in einem Postbrief mitgeteilt. Dieser Brief soll auch eine Übersicht über die Betroffenenrechte enthalten sowie den Hinweis, dass weitere Informationen (v.a. technischer Natur) jederzeit angefordert werden können.

Primärauskunft - Auskunftsrecht

Sekundärauskunft: Wenn die betroffene Person weitere Informationen wünscht, kann sie eine Sekundärauskunft anfordern. In dem Fall werden Daten, die in anderen Systemen (z. B. Data-Warehouse) zum Betroffenen gespeichert sind, identifiziert und beauskunftet.

Sekundärauskunft - Auskunftsrecht

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